Fysiske arkiver - Persondata på papir stadig er persondata!

Denne artikel er første gang bragt på LinkedIn som del af en pakkekalender i december 2017, den er blevet revideret siden.

Artiklen er relevant for dig, som har mapper eller arkiver med personoplysninger. Det kan eksempelvis være HR-mapper, eller journalmapper med klientoplysninger.

Hvis man i sin virksomhed kun opbevarer persondata på den gode gammeldags måde, fx med papir i ringbind eller mapper, gælder persondataforordningens krav så stadig? I mange tilfælde er svaret ja.

Hvis jeres fysiske arkiver indeholder personoplysninger, og den måde, de er organiseret på, er eller vil blive indeholdt i et register, så gælder forordningens krav.

Og hvornår kan fysiske arkiver så betragtes som værende et register? Det kan det, kort fortalt, når der er en struktureret samling af personoplysninger, som er tilgængelige ud fra nogle bestemte kriterier. Det kan eksempelvis være kartotekskasser, journalmapper eller lignende.

Rigtig mange virksomheder opbevarer personoplysninger i fysiske mapper og/eller arkiver, også selvom de samme oplysninger findes elektronisk. Det er der i princippet ikke noget i vejen for, men man skal holde sig for øje, at principperne og de øvrige krav i forordningen altså stadig gælder.

Principperne kan du se nedenfor

a) Behandling skal være lovlig, rimelig og foregå på en gennemsigtig måde overfor den registrerede

b) Formålsbegrænsning - Du må ikke bruge personoplysninger til andet, end hvad de er indsamlet til

c) Dataminimering - Hav ikke flere personoplysninger, end hvad der er behov for

d) Rigtighed - Oplysningerne skal rigtige og ajourførte

e) Opbevaringsbegrænsning - Hav ikke oplysninger længere end nødvendigt

f) Integritet og fortrolighed - personoplysninger skal behandles på en måde, som sikrer tilstrækkelig sikkerhed

Og så er der den lille krølle, at dataansvarlige skal kunne påvise det.

Du kan læse mere om hvad der gemmer sig i principperne i denne artikel Klik her 

Så sørg for, at gå jeres fysiske arkiver igennem, så I kan få afklaret, om persondataforordningen også gælder for dem.

Hvis du har brug for hjælp eller vil vide mere om, hvad persondataforordningen kommer til at betyde for din virksomhed, så kommer vi hos secure-u.it gerne ud til dig og giver et gratis oplæg.

Udfyld kontaktformularen og vi kontakter dig hurtigst muligt.

Kontakt os

Jeg giver hermed samtykke til at Secure-u.it (dataansvarlig) må opbevare og behandle de oplysninger, jeg har afgivet i formularen, til at kontakte mig. Oplysninger afgivet i formularen sendes til en mailpostkasse, hvor kun autoriseret personale med særlig adgang kan tilgå oplysningerne og behandle oplysningerne med henblik på at kontakte mig. Når kontakt er opnået, og der ikke længere er behov for oplysningerne, der er afgivet i denne formular, slettes disse seneste 14 dage efter modtagelse. Samtykket er afgivet frit og kan til enhver tid trækkes tilbage.

Jeg har har fået oplyst mine rettigheder, og hvordan jeg udøver dem jf persondatapolitikken, som findes på https://secure-u.it/persondatapolitik/

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Scroll to top
Ring til os i dag
VERIFIED & SECURED
BY: COMODO RSA Domain Validation Secure Server CA
SSL Valid: Dec 28, 2017 - Dec 28, 2018